JAK WYBRAĆ FIRMĘ ZARZĄDZAJĄCĄ IT?

Przekazanie komuś opieki nad wszystkimi procesami IT i dbanie o swój biznes to idealna sytuacja dla wielu dyrektorów firm. Ale nie zawsze jest ktoś, kto doradzi, jak go wybrać. Mam dla Ciebie kilka wskazówek.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

Zapisy wymagań

Zanim wybierzesz firmę outsourcingową IT, zapytaj, w jaki sposób zarejestruje Twoje wymagania. Internetowy system zarządzania zgłoszeniami oraz dedykowany adres e-mail do wsparcia, który po otrzymaniu maila tworzy w systemie tzw. „Bilet”, wskazują na dobry wybór. Wspólny plik Excela (lub ołówek i papier) jest zwykle sygnałem mniejszego doświadczenia i mniej wyrafinowanego systemu zarządzania wymaganiami.

Niezaprzeczalną zaletą systemu online jest to, że otrzymujesz pełny przegląd tego, kiedy i przez kogo wymagania są wprowadzane i jak szybko są spełniane. Dzięki temu masz również dokładne wyobrażenie o całkowitym koszcie.

Przed wyborem firmy (przeczytasz o tym w naszej miniserialu o administracji IT w październiku) musisz się dokładnie dowiedzieć, czego chcesz. Jakie usługi IT możesz zlecić na zewnątrz i kto prawdopodobnie z nich korzysta najczęściej?

Wsparcie użytkownika

Wsparcie użytkowników zapewnia przede wszystkim, że użytkownicy mogą wykonywać swoje zadania bez problemów technicznych. Odpowiada na typowe pytania użytkowników („Jak wysyłać pocztę?”), Rozwiązuje problemy na stacjach końcowych („Mam dziwne znaki w tym e-mailu”) i sieciach lokalnych („Wi-Fi nie działa dla mnie”).

Wsparcie użytkowników może przybierać różne formy:

Regularne wizyty

Jednym z najważniejszych elementów wsparcia użytkowników jest regularna osobista wizyta informatyka bezpośrednio w firmie . Bez tego outsourcing IT,  zwłaszcza w średnich i dużych firmach, nie może dobrze funkcjonować. Dzięki wizytom firma zarządzająca administracją pozostaje z Państwem w stałym kontakcie, a prawdopodobieństwo szumu informacyjnego lub niezrozumienia wymagań IT jest znacznie ograniczone. Ponadto wymagania użytkowników na miejscu są zwykle znacznie bardziej wydajne niż tylko zdalne wsparcie. Podczas regularnej wizyty możliwe jest również omówienie wymagań rozwojowych i strategii utrzymania IT.

Zdalne wsparcie IT

Jak sama nazwa wskazuje, polega na rozwiązywaniu problemów przez Internet, bez konieczności dojeżdżania do firmy. Zwykle jest realizowany przy użyciu programu, który umożliwia technikowi, po zatwierdzeniu przez użytkownika, dostęp do jego komputera i sterowanie jego klawiaturą i myszą. Jednym z takich programów może być na przykład Teamviewer, o którym szerzej przedstawimy w jednym z pozostałych artykułów. Zdalne wsparcie jest szczególnie przydatne przy rozwiązywaniu drobnych problemów (aktualizacja programu, dodawanie języka klawiatury, wprowadzanie hasła Administratora itp.), A zwłaszcza jeśli konieczne byłoby niepotrzebne pokonywanie dużych odległości w przypadku osobistej wizyty u technika. Małe firmy (do około 5 osób i 1 serwer) mogą być zarządzane głównie zdalnie. Jednak zdecydowanie zaleca się, aby takie małe firmy łączyły zdalne wsparcie z osobistą wizytą technika, przynajmniej raz w miesiącu. Dla średnich i dużych firm jest trochę rzadziej używany, ale prawie integralna część wsparcia użytkowników.